苍慈〔2020〕26号

 

 

关于印发《苍南县慈善总会档案管理制度》

的通知

 

各乡镇（部门）慈善会：

根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作业务建设规范》的要求，为更好地保护和利用档案，现重新修订有关档案管理制度印发给你们，望认真贯彻执行。

 

附件：1、《档案人员岗位责任制》

2、《档案立卷归档制度》

3、《档案保管制度》

4、《档案鉴定销毁制度》

5、《档案统计制度》

6、《档案库房管理制度》

7、《档案利用借阅制度》

 

                              苍南县慈善总会

                               2020年11月19日

附件1：

档案人员岗位责任制

一、认真贯彻执行《档案法》及党和国家有关档案工作的方针政策、各项规定、规章制度。

二、刻苦钻研业务，不断提高档案管理水平，对本单位的档案收集、整理、立卷归档工作进行监督指导。

三、在档案鉴定小组主持下，参与档案的鉴定、销毁工作。

四、具体岗位职责

1、综合档案室负责人：主持档案室全面工作，抓好人员思想教育和业务工作。

2、专职档案员岗位：负责档案的接收、整理、保管、利用、统计、编研等工作。

3、各乡镇（部门）慈善会兼职档案人员负责本单位应归档文件材料的收集、整理、立卷和向总会综合档案室移交档案。

五、考核办法：采取平时与定期、考证与自评相结合，年度考核由总会考绩小组具体实施。

六、奖惩：

考绩结果成绩突出的或被评为县级及以上先进单位、个人的，在总会干部职工大会上给予表彰，在评优上给予一定的倾斜。

附件2：

档案立卷归档制度

一、凡在日常工作过程中直接形成的各种门类和载体的档案由总会综合档案室集中统一管理。

二、归档时间：文书档案、专业档案于次年6月底前移交；会计档案于会计年度终了后立卷，由本单位保管满一年后移交；科技档案于工程项目完成后6个月前移交，音像档案随各类档案移交。

三、归档要求：

1、应遵循本单位文件材料形成的自然规律和特点，保持文件材料间的有关联系，区分不同价值和便于保管利用的原则。

2、应按照总会档案分类方案、归档范围和档案保管期限的规定，进行科学的分类立卷。

3、应归档的文件要收集齐全、完整，卷内文件排列有序，编写页次。

4、卷内文件目录和案卷封面填写准确清楚，字迹工整。

5、去掉金属物，装订牢固整齐美观。

6、归档文件材料原则上一份，重要文件实行双份制。

7、移交档案必须详细填写档案移交（接收）单，一式两份，交接双方在核实交接内容后签字，双方各执一份。

 

 

附件3：

档案保管制度

一、全部档案应保存在综合档案室库房，各单位和个人不得分散保管。

二、总会档案由专职档案管理人负责管理，定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案应及时修补和复制。

三、存档的底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充情况。

四、照片、磁带、光盘等载体的档案，要采用密封盒、影集，放置防磁柜等工作。

五、档案利用完毕应及时放回库房，不得随意丢放。

六、建立全宗卷，积累全宗档案管理的有关材料。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件4：

档案鉴定销毁制度

 一、根据《档案法》规定和《苍南县慈善总会档案档案保管期限表》，定期做好室藏鉴定工作，鉴定时必须直接地、具体地、逐件逐张地审查，按照其内容准确判断档案的存毁。

二、在鉴定档案时，应邀请档案形成部门的代表参加鉴定。

三、档案销毁工作应在本单位档案鉴定小组组织领导下，对综合档案室已超期限无保存价值的档案进行鉴定和处理。

四、认真负责地做好鉴定销毁工作，对确无保存价值需要销毁的档案，编制销毁清册，撰写销毁报告，报经分管领导批准，并报地方档案管理部门备案。

五、销毁档案时，应认真清点核对，由两人以上负责监销，销毁后在销毁清册上签名盖章。

 

 

 

 

 

 

 

 

附件5：

档案统计制度

一、建立档案的收进、移出、保管、鉴定、借阅、利用效果等情况的统计台帐。

二、档案的收进、移交都要交接清楚，认真办理手续。

三、对档案的接收、移出、整理、鉴定数量损坏数，一般情况每年进行一次统计，工作需要时随时统计。

四、按照有关规定，综合档案室要认真做好档案工作基本情况统计报表的填报工作，及时、准确地向县档案局报送。

五、统计数字要准确，实事求是，不得弄虚作假。

六、按年度进行统计分析，并形成统计分析报告。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件6：

档案库房管理制度

一、综合档案库房是集中保管本单位档案的重地，非档案工作人员，未经领导批准，不准随意进入档案库房，库房管理人员有权批评或制止任何违反库房安全保密制度的人员或行为，本单位工作人员，非因工作需要，不得进入档案库房或拿取档案、资料。

二、严禁在档案库房内及外面走廊等吸烟和存放易燃、爆物品及其他个人用品、杂物，落实定期检查电源线路，暖气管道，杜绝意外事故发生。

三、凡新收集、接收档案在入库前，必须经库房管理员认真清点检查，交接双方履行签字手续。在查清虫害、霉变、灰尘等情况并进行消毒除尘后，以各业务分类为单位分别排列保管。如发现问题，应采取措施予以处理，处理完毕将档案及时进库上架。未经检查或查出问题未加处理的档案，应暂缓进库。

四、对库房的温度按规定进行登记与分析，做好温湿度调节，使库内温度保持在14℃一24℃之间，相对湿度保持在45％一60％之间，特殊载体档案的温湿度按国家规定执行。每天检查一次温湿度，并做好记录，达不到要求时，及时采取相应措施，调整到规定范围，并及时清理除湿机中积水。每年5月底档案资料橱放置一次杀虫药，5月和11月用杀虫灭菌机熏仓一次，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。

五、对综合档案室内保管的档案、资料，每年检查一次，重点档案要经常检查，对室藏数量进行核对，填写安全检查记录与分析，发现问题及时采取有效措施加以解决。定期检查档案，对发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救修复。

六、库房钥匙由管理人员统一保管，不得随意放置。备用钥匙由分管领导和办公室各备一套，珍贵档案和特殊档案橱、资料室钥匙由专人保管。库房及各部位钥匙任何人一律不得带出档案室外，如遇修配等特殊情况，需经分管领导批准，由办公室负责解决，非管理人员不准擅自动用库房各部位钥匙，如有特殊情况，要说明原因，并征得分管领导同意后方可使用，用完应及时归还。

七、库房要经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入。档案管理人员要按时对库房门窗锁具、电路设施进行检查，发现问题及时汇报处理。节假日放假前要对库房进行安全检查，切断电源，关好门窗。

 

 

 

 

 

附件7：

档案查阅制度

一、凡来查阅档案者，须持单位介绍信或个人有效证件，证明其身份证和利用，要求的范围，经同意办理手续后方可查阅利用。

二、档案资料严禁出档案查阅室利用，查阅利用者只准在本单位档案查阅室内查阅，查阅时只准阅读自己需要的部分，不准随意翻阅其他部分的档案内容，阅后要当面交点清楚。因特殊情况需将档案资料借出者，须经分管领导批准派人监督利用，在停电情况下，库管员有权停止提供利用工作，以免档案在利用中损坏。

三、查阅利用档案者要精心爱护档案资料，严禁拆卷、复制、涂改、勾画、增删、剪裁、批注、油污和折叠，对有意损坏者，要停止使用并追究责任。如需摘录档案信息或全文抄录者，须经档案管理工作人员允许，抄录内容要写清出处、日期、抄录者姓名，核对无误后加盖档案查阅公章。

四、查阅利用档案资料者必须严格遵守档案查阅保密制度，并对所利用档案负有安全保密责任，不得失密、泄密。

五、利用者要认真填写利用效果登记表，并对未查到档案及利用者的意见和要求予以标注。

六、对复印档案信息者，由专人负责复制。档案管理人员核对无误后加盖档案查阅公章，在利用登记簿上写清出处、日期、复印者姓名，办完手续后方可离开。

七、接待人员对利用者要提供优质高效服务，要严格登记制度，对利用后的档案要进行严格检查，发现问题要及时向分管领导和办公室负责人汇报。

八、凡需查阅本单位重要文件和会议记录本，须经分管领导同意并出具介绍信后方可调阅。档案利用者要遵守保密规定，保守党和国家机密。

九、凡在档案利用过程中为利用者复制假信息以岗谋私者，将按照国家《档案法》的有关规定处理，一切后果责任自负。

苍南县慈善总会 2020年11月19日印发